Questi Termini disciplinano l'uso del gestionale «GoDanza» da parte della Scuola che lo sottoscrive. Leggendoli con attenzione la Scuola comprende diritti e obblighi delle parti. Sottoscrivendo il servizio o attivando un account, la Scuola accetta integralmente questi Termini.
1. Definizioni e parti
- Fornitore («GoDanza», «noi»): Daniele Lopardo, impresa individuale, nome commerciale «Cooltimedia» — sede legale Via Trieste 34, 50054 Fucecchio (FI) — P.IVA 06344890485, C.F. LPRDNL83R15D403U, REA FI‑620616 — PEC daniele@pec.danielelopardo.it, e‑mail info@cooltimedia.it.
- Scuola («Cliente», «tu»): l'associazione o società sportiva dilettantistica, o altro soggetto, che sottoscrive il servizio per le proprie finalità professionali o istituzionali.
- Servizio: il software gestionale multi‑tenant GoDanza, erogato in modalità SaaS, con le funzionalità attivate secondo il piano prescelto (anagrafiche, iscrizioni e tesseramenti, scadenze dei certificati medici, consensi, pagamenti e ricevute, comunicazioni, didattica e presenze, contabilità, assistente AI «Nina»).
- Utenti: le persone (staff, reception, maestri, amministratori) autorizzate dalla Scuola ad accedere al Servizio.
2. Oggetto e conclusione del contratto
2.1 Il Fornitore concede alla Scuola una licenza d'uso del Servizio, non esclusiva, non trasferibile, per la durata dell'abbonamento e limitatamente alle proprie finalità gestionali.
2.2 Il contratto si conclude con l'attivazione dell'account e la sottoscrizione del piano. La Scuola garantisce la veridicità dei dati forniti e la legittimazione di chi sottoscrive a impegnare la Scuola.
2.3 La Scuola è responsabile della custodia delle credenziali e delle attività svolte dai propri Utenti. È tenuta a gestire con diligenza ruoli e permessi interni.
3. Corrispettivi e fatturazione
3.1 Il Servizio è erogato dietro pagamento dei corrispettivi indicati nel piano prescelto e nel listino vigente comunicato o pubblicato al momento della sottoscrizione. Il listino può prevedere più fasce in funzione delle dimensioni della Scuola e dei moduli attivati.
3.2 Regime fiscale. Il Fornitore opera in regime forfettario ai sensi dell'art. 1, commi 54‑89, della L. 190/2014. Di conseguenza:
«Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi 54‑89, L. 190/2014 — regime forfettario. Operazione non soggetta a IVA ai sensi dell'art. 1, comma 58, L. 190/2014. Compenso non soggetto a ritenuta d'acconto ai sensi dell'art. 1, comma 67, L. 190/2014.»
Sui documenti di importo superiore a € 77,47 è applicata la marca da bollo di € 2,00, ove dovuta per legge.
3.3 I corrispettivi si intendono dovuti in via anticipata per il periodo di abbonamento (mensile o annuale) e sono fatturati secondo la periodicità del piano. Il mancato pagamento può comportare la sospensione del Servizio, previo avviso (§ 8).
3.4 Eventuali variazioni di listino sono comunicate con preavviso di almeno 30 giorni e si applicano dal rinnovo successivo; la Scuola che non le accetti può recedere alla scadenza del periodo in corso.
4. Crediti dell'assistente AI («Ricarica Nina»)
4.1 L'uso dell'assistente AI «Nina» è incluso nel piano entro una soglia; l'uso eccedente può essere alimentato con crediti prepagati («Ricarica Nina»).
4.2 I crediti «Ricarica Nina» non hanno scadenza.
4.3 Alla cessazione del rapporto, il credito residuo non utilizzato è rimborsato pro‑quota alla Scuola.
5. L'assistente AI «Nina» — funzionamento e limiti
5.1 «Nina» è un assistente conversazionale che propone operazioni sulla base delle richieste dell'operatore; ogni operazione rilevante è confermata da una persona prima di essere eseguita. Non esistono decisioni automatizzate con effetti giuridici o similmente significativi.
5.2 Limiti di sicurezza (invariabili). Nina non compie mai in autonomia movimenti di denaro (incassi, ricevute, cassa, rimborsi): tali operazioni sono riservate all'operatore umano. Solo la configurazione di importi di listino (prezzi, quote) è ammessa, con anteprima e conferma. I dati di categoria particolare ai sensi dell'art. 9 GDPR non stanno nel gestionale (§ 7.4) e sono quindi fuori dalla portata dell'assistente.
5.3 Protezione dei dati nei prompt — obbligazione di risultato. GoDanza si obbliga, con effetto immediato e verificabile, a quanto segue:
a. nessun dato di cui all'art. 9 GDPR è trasmesso al modello, perché il Servizio non ne contiene: il certificato medico non vi è presente in nessuna forma (§ 7.4); b. sui percorsi conversazionali e sull'invio delle righe di esempio dei fogli, un filtro automatico sostituisce con segnaposto codice fiscale, IBAN, indirizzo e‑mail, data di nascita completa e numero di telefono; c. il filtro non rimuove nomi e cognomi, che restano leggibili nei prompt; inoltre non si applica ai file caricati in importazione (lettera e) né alla frase che l'operatore digita nelle caselle di filtro e report (lettera d). Sono limiti dichiarati, non promesse mancate; d. nelle funzioni di filtro allievi e report viene trasmessa la sola frase digitata dall'operatore, senza alcuna riga del database — ma così come è stata digitata: se l'operatore vi scrive un dato personale, quel dato parte; d‑bis. i nominativi che l'assistente legge dal database durante una ricerca restano nella memoria della conversazione e sono ritrasmessi al fornitore dal messaggio successivo in poi; e. quando la Scuola importa dati caricando un PDF o un'immagine, quel file è trasmesso integro al modello, perché è l'unico modo perché possa essere letto: la Scuola ne è resa edotta e valuta che cosa caricare; f. i dati non sono usati per addestrare i modelli; il fornitore li conserva 30 giorni, con estensione fino a 24 mesi per i soli contenuti segnalati dai suoi sistemi.
5.4 Fornitore del modello e trasferimento. Il servizio AI si appoggia alla tecnologia di Anthropic PBC («Claude»), con server negli Stati Uniti: le richieste inviate all'assistente escono dall'Unione Europea. Il contratto sul trattamento dei dati con il fornitore contiene già le Clausole Contrattuali Standard (modulo responsabile→sub‑responsabile, in vigore dal 24 febbraio 2025), assistite dalla sua adesione al Data Privacy Framework e da una valutazione d'impatto sui trasferimenti.
5.5 Instradamento europeo — facoltà, non obbligo. GoDanza si riserva di instradare l'assistente su un'infrastruttura con residenza dei dati nell'Unione Europea. Non assume alcun obbligo di farlo entro un termine determinato; qualora l'instradamento cambi, ne dà preavviso alla Scuola di 30 giorni. La «conservazione azzerata» (Zero Data Retention) presso il fornitore non è disponibile per un contratto delle dimensioni del presente e non è quindi promessa.
6. Obblighi della Scuola e uso consentito
6.1 La Scuola usa il Servizio nel rispetto della legge e dei diritti dei terzi. In particolare, in quanto Titolare del trattamento dei dati dei propri allievi e famiglie, la Scuola:
- fornisce agli interessati l'informativa e raccoglie i consensi dove richiesti, servendosi delle funzioni del gestionale;
- del certificato medico registra nel gestionale soltanto che è stato ricevuto e la sua data di scadenza: l'originale resta alla Scuola, fuori dal gestionale (§ 7.4);
- gestisce correttamente ruoli e accessi del proprio personale;
- non usa il Servizio per finalità illecite, per caricare contenuti di cui non ha i diritti, o per aggirarne le misure di sicurezza.
6.2 La Scuola è responsabile dei contenuti e dei dati che immette nel Servizio e manleva il Fornitore da pretese di terzi derivanti da un uso non conforme.
7. Protezione dei dati personali e ruoli
7.1 Nell'erogare il Servizio, il Fornitore tratta i dati personali per conto della Scuola in qualità di Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR). Il rapporto è disciplinato dall'Accordo sul trattamento dei dati (DPA), che costituisce parte integrante di questi Termini e, in caso di conflitto in materia di dati personali, prevale su di essi.
7.2 Per i trattamenti che il Fornitore svolge per proprie finalità (account, fatturazione, sicurezza, log d'uso) esso agisce come Titolare autonomo, secondo la propria informativa privacy.
7.3 La Scuola resta Titolare dei dati dei propri allievi e famiglie e conserva il diritto di esportarli (§ 8).
7.4 Il certificato medico sta fuori dal Servizio. Il Servizio non conserva il certificato medico: né il file, né il suo contenuto. Del certificato la reception registra due sole informazioni: che è stato ricevuto e la sua data di scadenza. Il caricamento del file non è previsto in nessun punto del gestionale, né nella scheda dell'allievo né nell'area personale dell'allievo o della famiglia. L'originale resta alla Scuola, su carta, nel proprio archivio e secondo le proprie regole.
7.5 Ne consegue che il Fornitore non tratta dati sanitari per conto della Scuola: i dati di cui all'art. 9 GDPR restano trattati dalla Scuola, che ne è Titolare, fuori dal gestionale. La scelta risponde al principio di minimizzazione: un dato che il Servizio non riceve è un dato che non può essere perso, visto da chi non deve, o trasferito altrove.
8. Durata, rinnovo, sospensione, recesso e cessazione
8.1 Durata e rinnovo. Il contratto ha durata pari al periodo di abbonamento prescelto e si rinnova automaticamente alla scadenza, salvo disdetta da comunicare prima della scadenza (per i piani annuali, con preavviso di 30 giorni).
8.2 Recesso. La Scuola può cessare il Servizio in ogni momento con effetto dalla scadenza del periodo già pagato; una funzione di recesso/annullamento è disponibile in autonomia dall'area di gestione. Nella misura in cui la controparte sia qualificabile come consumatore, si applica il diritto di recesso di 14 giorni (artt. 52 ss. Cod. Consumo), fatta salva la perdita del diritto per i servizi digitali la cui esecuzione sia iniziata con l'accordo del consumatore; le scuole che sottoscrivono per finalità professionali/istituzionali non rientrano in tale disciplina.
8.3 Sospensione. Il Fornitore può sospendere il Servizio in caso di mancato pagamento (previo avviso), di uso in violazione di legge o di questi Termini, o per ragioni di sicurezza. Durante la sospensione resta garantito alla Scuola l'accesso ai propri dati o quantomeno il loro export.
8.4 Restituzione dei dati a fine rapporto. Alla cessazione, a scelta della Scuola, il Fornitore restituisce (export in formato strutturato, CSV/JSON) o cancella i dati entro 30 giorni, salvi gli obblighi di conservazione di legge (in particolare i dati fiscali, conservati per 10 anni).
9. Livelli di servizio (SLA) e manutenzione
9.1 Il Fornitore eroga il Servizio con la massima diligenza professionale e si adopera per garantirne la continuità e la disponibilità. Salvo diverso accordo scritto, il Servizio è fornito senza garanzia di un livello di disponibilità (uptime) specifico e senza crediti/penali di continuità ulteriori rispetto ai limiti di responsabilità del § 11.
9.2 Le manutenzioni programmate sono, ove possibile, comunicate in anticipo e svolte in fasce di minor impatto. Restano salve le cause di forza maggiore e i malfunzionamenti dei fornitori terzi.
9.3 Violazioni di dati personali. In caso di violazione dei dati trattati per conto della Scuola, il Fornitore ne dà comunicazione alla Scuola senza ingiustificato ritardo e comunque entro 24 ore dalla scoperta, per consentirle di adempiere agli obblighi di notifica (§ DPA).
10. Proprietà intellettuale
10.1 Il Servizio, il software, l'interfaccia, la documentazione e il metodo didattico integrato restano di proprietà esclusiva del Fornitore (o dei suoi licenzianti). La Scuola non acquista alcun diritto oltre la licenza d'uso del § 2.
10.2 I dati e i contenuti immessi dalla Scuola restano di titolarità della Scuola. La Scuola concede al Fornitore i soli diritti necessari a erogare il Servizio.
11. Limitazione di responsabilità
11.1 Fatti salvi i casi di dolo e colpa grave e i danni alla persona, per i quali la responsabilità non è limitata né esclusa (art. 1229 c.c.), la responsabilità complessiva del Fornitore verso la Scuola, per qualsiasi titolo connesso al Servizio, è limitata all'importo dei corrispettivi pagati dalla Scuola nei 12 (dodici) mesi precedenti l'evento da cui deriva la responsabilità.
11.2 Nei limiti consentiti dalla legge, il Fornitore non risponde dei danni indiretti, del mancato guadagno, della perdita di dati imputabile alla mancata esecuzione degli export da parte della Scuola, né dei malfunzionamenti dei fornitori terzi o delle reti.
11.3 La presente clausola si coordina con la clausola di responsabilità del DPA e con l'art. 82 GDPR, ferma restando l'inderogabilità dei limiti di legge.
12. Modifiche ai Termini
12.1 Il Fornitore può aggiornare questi Termini per esigenze normative, tecniche o di servizio, dandone comunicazione con preavviso di almeno 30 giorni. Le modifiche si applicano dal rinnovo successivo; la mancata accettazione dà diritto di recedere alla scadenza del periodo in corso.
13. Legge applicabile e foro competente
13.1 Il contratto è regolato dalla legge italiana.
13.2 Per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Firenze, salvo il foro inderogabile del consumatore ove applicabile.
14. Disposizioni finali
14.1 L'eventuale invalidità di una clausola non pregiudica le altre. La tolleranza di un inadempimento non costituisce rinuncia. Comunicazioni valide via PEC/e‑mail ai recapiti indicati. Allegati e rinvii (DPA, informativa privacy, cookie policy) fanno parte dell'accordo.